Quante volte ti capita di scrivere delle email? Tantissime! Scommetto però che se ti chiedessero di scriverle in inglese non saresti così veloce a rispondere. Non disperarti.
Non disperarti. Scrivere una mail formale in inglese richiede una buona conoscenza e padronanza della lingua, oltre che a una certa competenza.
In questo articolo ti spiegherò come scrivere una email formale in inglese. Ogni messaggio di posta elettronica è diviso in tre parti:
- introduzione
- corpo del testo
- conclusione
Introduzione
Esistono diverse formule di apertura per scrivere una email in base al tipo di relazione che hai con il tuo interlocutore. Si inizia sempre con una formula di saluto. Tra le formule più comuni, puoi usare:
- Dear Mr/Mrs (+ cognome del destinatario)
- Dear Sir/Madam (se non conosci il cognome)
- To whom it may concern (se non conosci il cognome)
Dopo la formula di saluto si specifica il motivo per cui si sta scrivendo. Se si tratta del tuo primo contatto con l’interlocutore dovrai anche presentarti brevemente. In questo caso ti basterà scrivere chi sei e per quale azienda lavori (I am + nome e cognome and I work for + nome dell’azienda).
Per introdurre la tua richiesta puoi usare una delle seguenti formule:
- I ‘m writing in connection with
- I am writing to
- I am writing with regard to
Se lo scopo del tuo messaggio è informare l’interlocutore di qualcosa, dovrai dire:
- I am writing to let you know that
- I regret to inform you that (per comunicare qualcosa di negativo)
- I am glad to tell you that (per comunicare qualcosa di positivo)
Per rispondere a una email che hai ricevuto, puoi iniziare dicendo:
- I am writing in reply to
- I am writing in response to
Corpo del testo
Non esiste una struttura fissa per questa parte. Ogni email varia a seconda dell’oggetto e di ciò che devi comunicare al tuo interlocutore. Sarebbe preferibile suddividere il testo in paragrafi brevi ed evitare frasi contorte.
Conclusione
A seconda della tipologia di email che stai scrivendo, esistono diverse formule di chiusura prima dei saluti finali. Le più comuni sono le seguenti:
- Should you need further information, please do not hesitate to contact me
- Please let me know if you have any questions
- Thank you in advance
- Thank you for your attention
- I am looking forward to hearing from you
Le formule di saluto più usate, da scrivere prima del vostro nome e cognome, sono:
- Yours faithfull
- Kind regards
- Best regards
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